Du trenger en personvernerklæring hver gang du behandler personopplysninger, altså informasjon som kan knyttes til enkeltpersoner. Dette gjelder uansett om du samler inn, lagrer, bruker eller deler data fra kunder, brukere, ansatte eller medlemmer.

Når er personvernerklæring nødvendig?

• For nettsider og digitale tjenester

Hvis din nettside innhenter data via kontaktskjemaer, nyhetsbrev, brukerregistrering eller gjennom informasjonskapsler (cookies), må du ha en synlig personvernerklæring på nettstedet ditt.

• Virksomheter med kunder eller brukere

Enten du driver en bedrift, organisasjon eller en offentlig instans, må du informere de registrerte om hvordan deres data blir behandlet.

• Som arbeidsgiver

Ansettelses- og personalinformasjon faller inn under lovverket, noe som krever at du har en erklæring rettet mot ansatte og rekrutteringsprosesser.

• Ved lovlig grunnlag for databehandling

Databehandling må støttes av krav som samtykke, avtaler, rettslige forpliktelser eller lignende, og dette må tydeliggjøres i erklæringen.

Hva skal personvernerklæringen inneholde?

I henhold til GDPR og personopplysningsloven skal du opplyse om:

• Hvem som er ansvarlig for behandlingen
• Formålet med innsamlingen av data
• Hva slags informasjon som lagres
• Rettighetene til den registrerte, som innsyn og sletting
• Eventuelle tredjeparter data deles med

Eksempler på situasjoner som krever en personvernerklæring

• Når du driver nettbutikk og lagrer kjøpsinformasjon
• Når du sender ut nyhetsbrev basert på en e-postliste
• Når ansatte eller medlemmer registreres i interne systemer
• Når du organiserer arrangementer som krever registrering

Hvor skal erklæringen være synlig?

For nettsider bør en lenke til personvernerklæringen være tydelig tilgjengelig, ofte via bunnmenyen. For ansatte kan erklæringen være tilgjengelig i personalhåndboken eller på intranett.

Husk dette

Så fort du begynner å håndtere personopplysninger, må du sørge for å ha en klar og forståelig personvernerklæring. Denne skal være lett tilgjengelig og forklare hvordan opplysningene brukes og hvilke rettigheter den enkelte har.