Hvordan skal dokumentasjon av internkontroll foregå?

Dokumentasjon av internkontroll skal foregå på en systematisk måte for å sikre at virksomheten oppfyller lovkrav, har kontroll på prosesser, og kan bevise etterlevelse under tilsyn eller revisjon. Dette innebærer både dokumentasjon av hvordan internkontrollen er etablert og hvordan den følges opp i praksis.

Hva inkluderer dokumentasjon av internkontroll?

1. Dokumentasjon av etablert internkontroll

Dette fokuserer på å beskrive hvordan internkontrollsystemet er strukturert:

• Policyer og prinsipper: Overordnede retningslinjer, som etiske krav og ansvarsfordeling.
• Prosedyrer: Konkret beskrivelse av arbeidsrutiner, oppgavedefinering og håndtering av avvik.
• Styringsdokumenter: Eksempelvis organisasjonskart og økonomiske instruksjoner.

2. Dokumentasjon av gjennomført internkontroll

Dette handler om å dokumentere at kontrolltiltak faktisk utføres:

• Kontrollrapporter: F.eks. sjekklister og internrevisjonsrapportering.
• Loggføring: Registreringer av kontrollaktiviteter, inkludert avvik og tiltak.
• Oppfølgingsarbeid: Evaluering og forbedringsplaner over tid.

3. Utforming og oppbevaring

Dokumentasjonen kan være digital eller analog, men må alltid være oppdatert, tilgjengelig og i tråd med lover som personopplysningsloven og HMS-forskriften.

Hvorfor er dette viktig?

Dokumentasjonen gjør det mulig for både ansatte og eksterne parter å forstå internkontrollsystemet og å etterprøve det ved behov.

Praktiske tips for god dokumentasjon

1. Bruk maler og sjekklister for en oversiktlig struktur. 2. Hold dokumentasjonen lett forståelig og relevant for alle ansatte. 3. Oppdater rutiner regelmessig, spesielt ved lovendringer. 4. Involver ansatte i utarbeidelse og revisjon av dokumentasjonen. 5. Overvei ekstern bistand for komplekse systemer.

Husk: En god dokumentasjon skal gi klare svar på hva som gjøres, hvem som har ansvaret, og hvordan oppgavene utføres. Dette styrker både virksomhetens effektivitet og beslutningsgrunnlag.