En elektronisk kjørebok dokumenterer kjøringer automatisk ved hjelp av GPS-teknologi som registrerer bilens bevegelser i sanntid. Systemet lagrer data som antall kilometer, start- og sluttadresser, dato og tidspunkt, førerens identitet og formålet med turen (yrkes- eller privatkjøring). Denne informasjonen lagres i en digital database som er sikker og etterprøvbar, noe som oppfyller myndighetenes krav til dokumentasjon.

Hva registreres i en elektronisk kjørebok?

En elektronisk kjørebok samler inn følgende opplysninger for hver kjøretur:

• Kjørelengde: Faktisk antall kilometer
• Tidsstempler: Start- og stopptidspunkt
• Adresser: Start- og sluttadresser
• Formål: Yrkeskjøring, privatkjøring eller annen beskrivelse
• Førerens identitet: Om bilen brukes av flere personer

Hvorfor er dette viktig?

Dokumentasjonen brukes for å skille mellom privat- og yrkeskjøring, sikre korrekt kjøregodtgjørelse og oppfylle kravene som Skatteetaten stiller til bruk av firmabiler. Siden all data lagres sikkert og ikke kan endres, kan den fremvises ved kontroll, selv opptil 10 år etter turen.

Hvordan fungerer det i praksis?

Verktøyet registrerer informasjonen automatisk, men føreren må ved enkelte tilfeller manuelt merke turer som private via en app. Arbeidsgiver sørger for installasjon og drift av kjøreboksystemer på tjenestebiler, og det kan være lurt å føre manuell kilometerstand én gang i måneden for ekstra nøyaktighet.

Nøkkelpunkter å huske:

• En elektronisk kjørebok sparer tid og reduserer manuelle feil
• Komplett dokumentasjon oppfyller kravene til skatt og revisjon
• Dataene kan ikke endres, noe som sikrer pålitelighet og sporbarhet