Hvilke krav er det til dokumentasjon av HMS-arbeidet?

Dokumentasjon av HMS-arbeidet (Helse, Miljø og Sikkerhet) må være både systematisk og grundig for å oppfylle kravene i Internkontrollforskriften § 5. Dette inkluderer alt fra mål og organisering til risikovurdering og avvikshåndtering.

Lovpålagt dokumentasjon

For å møte lovens krav, må du sørge for følgende:

• Mål for HMS-arbeidet: Ha klare, skriftlige mål som f.eks. null skader på arbeidsplassen.
• Organisering av HMS-arbeidet: Dokumenter hvordan roller og ansvar fordeles i virksomheten, gjerne med et organisasjonskart.
• Risikovurdering: Kartlegg og dokumenter risiko, inkludert skjemaer, rapporter og måleresultater.
• Handlingsplan: Skisser tiltakene som skal gjennomføres for å fremme helse og sikkerhet.
• Avvikshåndtering: Lag rutiner for hvordan feil, mangler, og nesten-ulykker skal registreres og håndteres.
• Revisjon: Beskriv hvordan HMS-rutinene gjennomgås og forbedres.

Tilleggsdokumentasjon

Du kan også trenge ytterligere dokumenter, avhengig av virksomheten din:

• Avtaler om avfallshåndtering
• Brannverndokumentasjon
• Oversikt over ansattes opplæring
• Avtaler med bedriftshelsetjeneste (hvis påkrevd)
• Forsikrings- og pensjonsdokumenter

Hvordan organisere dokumentasjonen?

For at dokumentasjonen skal være praktisk å bruke, bør du:

• Samle rutiner i en HMS-håndbok
• Bruke digitale systemer for lagring
• Sørge for at alt er lett tilgjengelig, spesielt ved tilsyn

Tilpasset virksomhetens behov

Dokumentasjonskravene er fleksible og skal tilpasses virksomhetens størrelse og risiko:

• Små bedrifter kan klare seg med mindre detaljert dokumentasjon.
• Større virksomheter med høyere risiko trenger mer omfattende oppfølging.

HMS-dokumentasjon fungerer både som et lovkrav og et styringsverktøy. Den gir oversikt, hjelper deg å effektivisere HMS-arbeidet, og kan være avgjørende ved myndighetskontroller eller uventede hendelser.

Hva bør du gjøre nå?

Start med å gjennomgå kravene i Internkontrollforskriften. Deretter kan du lage en plan for hvordan du skal samle og oppdatere dokumentasjonen. Kanskje det er på tide å digitalisere prosessene for enklere tilgang og bedre struktur?

Husk: En godt dokumentert HMS-praksis bidrar til et sikrere arbeidsmiljø og sparer tid i det lange løp.