Er det lov å sjekke kjørebok?

Ja, det er lov å sjekke kjørebok, men det må gjøres i overensstemmelse med personvernregler og arbeidsmiljøloven. Kjørebøker, spesielt elektroniske, samler inn sensitive data som GPS-posisjoner, tidspunkter og destinasjoner. Dette betyr at arbeidsgivere kun kan behandle disse opplysningene dersom de har et tydelig og saklig grunnlag for det.

Hva sier regelverket om kjørebok?

1. Rettslig grunnlag og formål

For å bruke data fra kjørebok må arbeidsgiveren ha et saklig formål og et rettslig grunnlag, som ofte handler om krav fra Skatteetaten. Typiske formål inkluderer:

• Dokumentasjon av yrkeskjøring for skatteformål
• Kontroll av tidsbruk og oppdrag
• Oppfølging av krav til hviletid

Men loven sier klart at informasjon fra kjøreboken kun kan brukes til det oppgitte formålet. Overvåking av ansattes pauser eller hastigheter er ikke tillatt uten tydelig avtale.

2. Krav om drøfting og informasjon

Før implementering av elektroniske kjørebøker skal arbeidsgiver drøfte dette med de ansattes representanter. Det må også gis tydelig informasjon til de ansatte om hvilke data som samles inn, hvorfor det gjøres, og hvordan informasjonen brukes.

Unnlatelse av slik kommunikasjon kan bli ansett som et lovbrudd og kan føre til bøter på flere hundre tusen kroner.

3. Personvern og dataminimering

Kjørebokbruk skal være i tråd med personopplysningsloven. Dette innebærer:

• Kun nødvendige data skal registreres
• Opplysningene må slettes når de ikke lenger er nødvendige
• Regelmessig evaluering om bruken fortsatt er nødvendig

4. Skatteetaten og dokumentasjonskrav

Skatteetaten krever at kjøreboken inneholder:

• Dato og klokkeslett for hver tur
• Start- og stoppunkter
• Formål med reisen
• Kjørt distanse i kilometer

Informasjonen skal være manipulasjonssikker og oppfylle deres standarder for korrekt dokumentasjon.

Eksempler på lovlig bruk av kjørebok

• Skatteformål: Dokumentasjon av yrkeskjøring
• Effektivisering av drift: Forbedring av logistikk eller ansattes sikkerhet
• Kontroll av oppdrag: Sikre at fakturert tidsbruk samsvarer med faktiske oppdrag

Når er det ulovlig å sjekke kjørebok?

• Overvåkning: Bruk av kjørebok for å kontrollere private forhold som pauser eller fritidskjøring er ulovlig, med mindre dette er avtalt.
• Mangel på informasjon: Hvis de ansatte ikke er informert om bruken, brytes lovverket.
• Andre formål enn oppgitt: Data kan ikke brukes til noe annet enn det opprinnelige formålet det ble samlet inn for.

Viktige ting å huske

• Arbeidsgiver må ha et saklig formål og drøfte dette med ansatte
• Tydelig informasjon om formålet med datainnsamlingen er et krav
• Bruken må følge personvernregler, inkludert dataminimering og sletting av unødvendige opplysninger

Ved brudd på reglene kan konsekvensene bli økonomiske sanksjoner og svekket tillit mellom arbeidsgiver og ansatte. Sørg for å alltid følge gjeldende lovverk!