Det er ikke et generelt krav om elektronisk kjørebok i Norge, men det finnes situasjoner hvor det er påkrevd. Spesielt gjelder dette firmabiler brukt til privatkjøring av ansatte, eller når fordelen ved bruk av grønnsilt varebil eller liten lastebil fastsettes individuelt.

Når er elektronisk kjørebok nødvendig?

For noen scenarier kreves elektronisk kjørebok:

• Firmabil brukt privat: Alle arbeidsgivere må bruke elektronisk kjørebok for korrekt skatteberegning.
• Grønnsilt varebil/liten lastebil: Når fordelen vurderes etter faktisk kjøring med kilometersats, er dokumentasjon via elektronisk kjørebok nødvendig.

Kan jeg bruke papirkjørebok?

Papirkjørebok er tillatt i mange tilfeller, som når du bruker egen privat bil i jobbsammenheng. Dette forutsetter nøye dokumentasjon, siden myndighetene kan etterspørre grunnlaget for beregninger.

Skatteetatens krav til elektronisk kjørebok

Hvis en elektronisk kjørebok brukes eller er påkrevd, må den oppfylle disse kriteriene: 1. GPS-basert og fastmontert i bilen 2. Registrere dato, klokkeslett og faktisk distanse 3. Dokumentere start- og stoppadresser, inkludert turens formål 4. Hindre endring eller sletting av data 5. Kilometerstand må oppdateres minst månedlig 6. Være anskaffet og administrert av arbeidsgiver

Personvern og arbeidsmiljø

Bruk av elektronisk kjørebok involverer sporing av ansatte og faller under arbeidsmiljø- og personvernlover. Arbeidsgiver må:

• Ha en konkret og saklig grunn til å innføre kontrolltiltak
• Informere ansatte om formålet med kjøreboken
• Drøfte tiltaket med tillitsvalgte
• Ivareta personvern ved å balansere ansattes behov og egne interesser.

Selv om det ikke alltid er et krav, kan elektronisk kjørebok være en praktisk løsning for å forenkle skatteberegning og dokumentasjon.